「別シートに転記したい」「別のブックに毎日コピーしている」。そんな作業を自動にしようと調べると、たいていマクロやVBAの解説にたどり着きます。うまく動けば便利ですが、組んだ本人が異動した途端に誰も直せなくなる、という話も珍しくありません。
この記事では、マクロの書き方ではなく「マクロで組むかどうかを決めるための考え方」と、転記元が紙やPDFの書類である場合の自動化を紹介します。
マクロで転記を組むと、止まりやすいところ
- 列転記元の列が1つ増えただけで、別の列の値が入ってしまう。気づかないまま集計に使われる。
- ファイルファイル名・保存場所・シート名が変わると、マクロがエラーで止まる。
- 属人化作った人にしか中身が分からず、その人が休むと直せない。
- 転記元そもそも転記元が紙やFAXだと、マクロの前に、紙の内容をExcelへ打ち込む作業が残る。
マクロが悪いわけではありません。決まった形のExcel同士を、同じ手順で繰り返し処理する用途には向いています。向かないのは、元の形がときどき変わる作業と、元がExcelではない作業です。
転記の自動化、どの方法が合うか
| 転記元・転記先 | 向いている方法 | 注意点 |
|---|---|---|
| 同じブックの別シート | セル参照・関数で表示する | 転記（コピー）ではなく参照にすると、元を直せば自動で追従する |
| 別ブック（Excel同士） | Power Queryなど標準機能、または繰り返し作業ならマクロ | ファイル名・場所・列の変更に弱い。担当者が変わっても直せるようにしておく |
| 紙・FAX・PDF・写真の書類 | カミデジ（標準機能） | 書類をExcelに打ち込む作業そのものをAIが肩代わりする |
| 書類の値でシートを選ぶ／計算式入りの帳票へ書く | カスタマイズで相談 | 標準機能ではない。内容によって、できること・費用が変わる |
※ Excelの標準機能の説明は一般的な目安です。お使いのExcelのバージョンや設定によって使える機能が異なります。
紙・PDF・FAXの書類から自社のExcelへ転記する
転記元が紙の書類（注文書・日報・伝票など）なら、マクロを組むより先に、書類の内容をExcelの列へ入れる作業を片付けるのが近道です。カミデジは、普段使っている自社のExcelを登録しておくと、撮った写真やPDFの内容をAIが読み取り、その列に合わせて転記します。
- 自社のExcelを登録する転記先にしたいExcelをアップロード。列名（日付・取引先名・品名・数量など）をAIが読み取ります。
- 書類を撮る・アップするスマホで撮影、またはFAXやスキャンのPDFをアップロード。複数枚をまとめて処理できます。
- 確認してExcelで出力読み取り結果を画面で確認・修正し、Excel／CSVでダウンロードします。
様式が取引先ごとに違っても、AIが内容を理解して読み取ります。列の位置を指定するマクロとは違い、書類の見た目が少し変わっても、列の位置ずれでエラー停止することはありません。ただし読み取りを誤ることはあるため、画面で確認・修正してからExcelへ出力します。書類の種類ごとの手順は、帳票・伝票をデータ化する方法で紹介しています。
標準機能では足りないとき：カスタマイズ
次のようなものは標準機能ではなく、個別のカスタマイズでの対応です。
- Excel→ExcelすでにあるExcelの内容を、別のExcelの決まった場所へ書き込む。
- シートの選択書類に書かれた現場名や取引先名ごとに、書き込むシートを切り替える。
- 計算式入り計算式や印刷レイアウトの入った自社の帳票に、そのまま書き込む。
なお、現時点の標準機能でExcelファイルを読み込むことはできません。読み取れるのは写真・PDF・貼り付けた文字です。「うちの転記はこの形だが、できるか」という段階での相談も受け付けています。
よくある質問
- マクロを使わずに、Excelの別シートへ自動で転記できますか？
- 同じブックの中なら、転記ではなくセルの参照や関数で別シートの値を表示するほうが、壊れにくい場合が多くあります。別ブックはPower Queryなど、Excelの標準機能で組める範囲もあります。どの方法が合うかは、元データの形と更新の頻度によります。
- カミデジはExcelファイルを読み込んで、別のExcelへ転記できますか？
- 標準機能ではできません。カミデジが読み取るのは、写真・PDF・貼り付けた文字です。Excelから別のExcelへの転記は、個別のカスタマイズでの相談になります。
- 書類に書かれた現場名や取引先名で、書き込むシートを切り替えられますか？
- 標準機能ではできません。書類の値で書き込むシートを選ぶ、計算式や印刷レイアウトの入った自社の帳票に書き込む、といった対応は個別のカスタマイズです。内容によって、できること・費用が変わります。
- 転記した内容から、仕訳データや勘定科目の判定までできますか？
- いいえ。仕訳データの生成や勘定科目の判定はできません。また、押印・サイン・印影の有無を判定する機能もありません。カミデジが転記するのは、書類に記入された文字と数字です。
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