貸出票・持出票をExcelにデータ化する方法
【工具・備品・鍵の貸出記録をAIで貸出台帳へ自動転記】

工具や測定器、会議室の鍵、ノートPC、社用車のキー。借りるときに貸出票へ名前と品名を書いてもらう運用は、シンプルで続けやすい反面、紙のままでは「いま誰が何を持っているか」がすぐに分からないという弱点があります。「あの工具、誰が持ち出したままだっけ」と束になった貸出票をめくって探した経験がある方も多いはずです。

そこで貸出台帳をExcelで作ると、返却日が空のものだけを絞り込めて探す手間が消えます。ただし、紙の貸出票からExcelへ打ち直す作業が毎日の負担になり、台帳が更新されなくなりがちです。この記事では、貸出票・持出票への手書きはそのままに、Excelへの転記だけを自動化する方法を解説します。

貸出票・持出票の管理が手間になる理由

• 所在戻っていない物を探すたびに、綴じた貸出票を1枚ずつめくることになる。
• 転記台帳に打ち直す時間が取れず、台帳が実態より古くなる。
• 字借りた人が急いで書くため、品名や管理番号が読みにくい。
• 様式工具用・鍵用・PC用と、置き場所ごとに貸出票の様式がばらばら。

貸出台帳をExcelにする方法を比較

※ 有料OCRの価格は一般的な相場の目安です。貸出管理システムは製品により料金体系が異なります。

専用システムやバーコード管理への切り替えは、機器と運用ルールの見直しが必要です。AI読み取り方式なら借りる人は今までどおり紙の貸出票に書くだけ。記入済みの貸出票をスマホで撮ってアップロードすれば、貸出日・品名・管理番号・借りた人・返却予定日・返却日が、貸出台帳Excelの列へ自動で入ります。置き場所ごとに様式が違っても、AIが内容を理解して読み取ります。

台帳に入ったデータは、返却日が空の行だけを絞り込めば「いま貸出中のもの」の一覧になり、返却予定日を過ぎた行をExcelの条件付き書式で色付けする使い方もできます。なお、これらはExcel側の機能で、カミデジに返却の督促や通知をする機能はありません。

カミデジで貸出票・持出票をデータ化する手順

1. 貸出台帳のExcelを登録する普段使っている貸出台帳（なければ列名だけ作ったExcel）をアップロードするだけ。列名（貸出日・品名・管理番号・借りた人・返却予定日・返却日など）をAIが読み取ります。
2. 貸出票を撮る・アップする記入済みの貸出票・持出票をスマホで撮影、またはスキャンPDFをアップロード。たまった分をまとめて処理できます。
3. 確認してExcelで出力読み取り結果を画面で確認・修正し、Excel／CSVでダウンロード。貸出台帳にそのまま使えます。

借りる人の書き方は一切変わりません。変わるのは、台帳へ打ち直す手間だけです。

工具や設備の点検記録も手書きで運用している場合は、点検表をExcelにデータ化する方法で同じ流れを紹介しています。

よくある質問

返却日が空欄の貸出票も取り込めますか？

はい。記入されている項目だけを読み取り、返却日が空欄のものはExcelでも空欄のまま入ります。台帳の返却日の列でフィルタをかければ、まだ戻っていない貸出を一覧で確認できます。このフィルタや期限の色分けはExcel側の機能です。

工具・備品・鍵など、品目ごとに貸出票の様式が違っても大丈夫ですか？

はい。AIが内容を理解して読み取るため、様式が違う貸出票・持出票でも、1つの貸出台帳の列（日付・品名・管理番号・借りた人・返却予定日・返却日など）に揃えてデータ化できます。

借りた人の受領サインや認印があるかどうかも判定できますか？

いいえ。押印・サイン・印影の有無を判定する機能はありません。カミデジが転記するのは、日付・品名・管理番号・氏名などの記入された文字と数字です。

貸出中の工具が戻っていないことを自動で知らせてもらえますか？

いいえ。カミデジは記入された貸出票をExcelへ転記するツールで、返却の督促や通知をする機能はありません。台帳に入った返却予定日と返却日をもとに、Excelの条件付き書式などで確認する使い方になります。

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